テレワーク(telework)とは、離れたところで、働くことです。
必ずしも在宅で働くことを指してはいません。
つまり、[ 在宅勤務 ≦ テレワーク ] となります。
在宅勤務は、テレワークの狭義(狭い定義)です。
今回は、現在の環境下で可能なテレワークについて考えてみます。
企業としてできるできないは、ここでは考慮せずに、技術的にできるできないに限定して検討します。
現在持ち合わせている環境でできることについての確認になります。
(0)クリーンな端末の用意
テレワークでは、パソコン、タブレット端末、スマートフォンなどの環境がクリーンであることが重要です。
これは、一番重要な事です。アンチウイルス(以下、ウイルス対策)ソフトの導入、アップデートファイルの適用など常にセキュリティを確保することが不可欠です。
スマートフォンがあってもOSがサポート切れ、ウイルス対策ソフトを入れていないなどでしたらテレワークには使用できないとお考え下さい。
そして、フリーWi-Fiなどもセキュリティ上、避けた方が無難です。
クリーンな端末が用意できない限り、テレワークを始めることは無理と判断しなければなりません。
(1)インターネット上でできること
もし、Office365をご利用でしたら、例えば、Web上でExcelを開いたり、簡単な編集ができます。
Office2010をお使いでしたら、2020年10月13日でサポートが終了します。
Office2019とOffice365が後継になりますが、Office365の方がテレワーク考慮されていると言えます。
(2)電子メールについて
電子メールをスマートフォンやタブレットなどで送受信できると利便性が増します。
帰社して職場でパソコンを立ち上げて、メールソフトを起動して、初めて電子メールが見られる。
これでは、時間を浪費してしまいます。
いつでもどこでも、どのような電子メールが届いたかを知るだけでも、業務の効率化につながります。
テレワークは、業務の効率化と密接に関係していると言えます。
携帯電話、スマートフォンでどこでも電話を受けられるようになったのと同様に、
電子メールをどこでも受けられることが普通になることと思います。
電子メールの設定では、送信サーバー受信サーバーの暗号化設定は怠ってはならないポイントです。
(3)クラウドの活用
クラウドを活用することで、社外からのアクセスができると同時に業務の効率化が図れます。
電子メールは、添付ファイルの容量制限がある場合があります。
添付ファイルが容量オーバーとなった場合、相手方へ訪問して、ファイルを手渡ししますか?
ディスクに焼いたり、USBメモリーなどの媒体に落として暗号化を掛けたり、
このような作業で時間を浪費するのはもったいないです。
OneDrive や OneDrive for Business をお使いでしたら、
ファイルリンクのURL生成ができます。
このURLを電子メールに貼り付ければ、大容量ファイルを渡すことも可能になります。
URLからダウンロードできるファイル自体にパスワード設定することも重要です。
zipのパスワードは解除できますので、他の方法でパスワード設定する必要があります。
(4)社内会議をテレワークで行いたい
これができると社内会議のために、出張先から帰社する必要が無くなります。
現在、Web会議は、とても注目されています。
Skype
Microsoft Team リモート ワークでも生産性をキープ
などがあります。
Microsoft Teams 日本語マニュアル、クイックガイド、ビデオ が参考になると思います。
まとめ
テレワークを行うためには、現在持ち合わせている環境から始めることができます。
0.クリーンな端末の用意が必要です(必要不可欠な事です)。
1.Office365などの環境をお使いでしたら、Excel Online など、インターネット上でも閲覧・編集などができます。
2.スマートフォンなどから電子メールを受信できる環境を構築することで、職場以外からも電子メールが可能になります。
3.クラウドを活用することで、大容量のファイルを相手方に送ることが可能になります(パスワード設定も行った方が良いです)。
4.Web会議を実現することで、会議室に全員が集まらなくても会議が可能になります。
セキュリティを考慮しながら、テレワークを始めることもお忘れなく。